Potenziale freisetzen mit Projektron BCS
Anwenderbericht der Be Shaping The Future - Performance, Transformation, Digital GmbH
Unsere selbst entwickelte Lösung für die Mitarbeiter-Zeiterfassung und Abrechnung an den Kunden hat mit diesem Wachstum nicht mehr Schritt gehalten – und mehr und mehr manuell gepflegte MS Excel-Sheets waren notwendig, um den gestiegenen Anforderungen Herr zu werden. Unser ursprünglicher Ansatz war, mit Projektron BCS die Funktionalitäten des Alt-Systems abzulösen. Schon sehr früh haben wir festgestellt, dass wir mit Projektron BCS deutlich mehr können und mittlerweile auch tun.
Be Shaping the Future – Vorreiter im Finanzbereich
Bei Be Shaping the Future sind wir seit über 20 Jahren Vorreiter im Finanzbereich und gestalten aktiv die sich stetig verändernden Kapitalmärkte. Unsere Mission ist es, unseren Kunden durch umfassende Beratungsdienste das nötige Fachwissen bereitzustellen und sie über den gesamten Zyklus der digitalen Transformation zu begleiten.
Unsere Berater vereinen fundiertes Banking-Know-how mit tiefgreifender Lösungsexpertise. Sie sind mit den neuesten Technologien vertraut und verfügen über die notwendigen methodischen Fähigkeiten, um sowohl Prozess- als auch Technologielandschaften zu erneuern.
Mit Büros in München, Landshut, Eschborn und Magdeburg beschäftigen wir rund 150 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die sich leidenschaftlich dafür einsetzen, unseren Kunden die bestmögliche Unterstützung zu bieten.
Unsere Transformation Services decken ein breites Spektrum ab: Business Consulting, IT Consulting, System Integration, Software Development und System Integration, Individualsoftwareentwicklung sowie Softwareprodukte für Marktdatenmanagement, Portfoliomanagement und Regulatory Reporting. Darüber hinaus bieten wir Operation Services wie Application Management, Managed Testing Services, Infrastructure Management und Business Process Services an.
Bei Be Shaping the Future stehen Innovation, Zuverlässigkeit und Kundenzufriedenheit im Mittelpunkt. Wir sind stolz darauf, unseren Kunden dabei zu helfen, sich in einer sich ständig verändernden Finanzwelt erfolgreich zu behaupten.
Zeit sparen Effizienz steigern mit Projektmanagement-Software
Die Projektmanagementsoftware Projektron BCS ermöglicht es uns, den Überblick über alle Projekte, Aufgaben und Ressourcen zu behalten. Projektron BCS ermöglicht uns eine nahtlose Kollaboration zwischen unseren Mitarbeitenden. Das ist bei uns besonders relevant, da Mitarbeitende durch die von uns gebotenen flexiblen Arbeitsmöglichkeiten über verschiedene Standorte hinweg zusammenarbeiten.
Durch automatisierte Prozesse in Projektron BCS können wir Zeit sparen und unsere Effizienz steigern. Projektron BCS ermöglicht uns eine fundiert Zeit- und Ressourcenplanung, was bei unseren großen und umfangreichen Projekten mit zahlreichen eingesetzten Experten essenziell ist.
Suche nach einer Lösung für wachsendes Unternehmen
Die Geschäfte der Be Shaping the Future sind in den letzten Jahren stetig gewachsen, sowohl in Bezug auf Menge und Volumen als auch auf Komplexität. Die bisherige selbst entwickelte Lösung für die Mitarbeiter-Zeiterfassung und Abrechnung an den Kunden hat mit diesem Wachstum nicht mehr Schritt gehalten – und mehr und mehr manuell gepflegte MS Excel-Sheets waren notwendig, um den gestiegenen Anforderungen Herr zu werden.
Die Geschäftsführung hat daher Anfang 2022 entschieden, ein Software-Auswahlverfahren zu starten für die Auswahl einer Standardlösung für Projektmanagement, -Abrechnung und -Controlling.
Zunächst wurden im Rahmen einer Ist-Analyse die Schwachstellen und Aufwandstreiber in den internen Geschäftsprozessen aufgenommen. Fokussiert haben wir uns auf den Kernprozess des „Project Delivery“ (Abwicklung eines Kundenauftrags), der eng verwoben ist mit den Prozessen im Personalmanagement (Zeiterfassung, Zielerreichung) und den Prozessen im Controlling (Faktura, Liquiditätsmanagement, Unternehmenscontrolling).
Darauf basierend wurde der zukünftige Soll-Prozess ausgearbeitet, ergänzt um einen priorisierten internen Anforderungskatalog mit funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen. Anhand einer Marktrecherche wurden fünf in Frage kommende Hersteller – darunter die Projektron GmbH – als Kandidaten für die Systemauswahl ausgewählt.
Jedem Kandidaten wurden drei Fallbeispiele gegeben, anhand derer die Funktionsweise der Software erläutert werden sollte. Außerdem wurden die Kandidaten gebeten, eine Kostenindikation für Lizenzen & Wartung und für ein Einführungsprojekt abzugeben. Bei zwei Kandidaten wurden K.O.-Kriterien festgestellt, so dass am Schluss die Auswertung für drei Hersteller anhand eines Punktesystems durchgeführt wurde (1 = Anforderung nicht oder nur im Ansatz erfüllt, 2 = Anpassung erforderlich, 3 = Anforderung erfüllt).
Bei dieser Auswertung landete Projektron BCS auf dem zweiten Platz, hinter unserem Favoriten des „Vendor 2“. Es dauerte dann noch eine Weile, bis die notwendigen finanziellen Informationen vorlagen. Im Herbst 2022 wurde schließlich unserem internen Steering Committee das Ergebnis der Systemauswahl vorgestellt.
Der ursprünglich auf Platz 1 gelandete Vendor 3 hat die Weiterentwicklung des Systems eingestellt. Damit rückte Projektron BCS auf Platz 1 vor: mit funktionalen, jedoch mit einem im Vergleich zur Konkurrenz deutlich günstigerem Lizenz-/Wartungspreis.
BCS Einführung als Pilotprojekt: Projektorientierte Softwareeinführung
Da wir uns alle nicht sicher waren, ob Projektron BCS die richtige Lösung für die Be Shaping the Future war, hat das SteeCo (Lenkungsausschuss) entschieden, mit einem Piloten zu starten, um die Erkenntnisse aus der Systemauswahl zu verifizieren. Die Pilotphase wurde mit BCS.start als SaaS Lösung begonnen: innerhalb von wenigen Tagen war das System aufgesetzt, für einige wenige Projekte konfiguriert und verfügbar. Nach einem kurzen Training für die ausgewählten Anwender ging es los.
In dieser Pilotphase hat sich dann sehr schnell gezeigt, dass wir mit Projektron BCS eine gute Wahl getroffen hatten – unsere Anforderungen wurden erwartungsgemäß erfüllt. Unsere Geschäftsführung entschied im April 2023, Projektron BCS als Kernsoftware des Delivery Managements bei Be Shaping the Future einzuführen.
Der Sommer 2023 wurde genutzt für die Umsetzung der notwendigen Anpassungen durch Projektron. Dies waren insbesondere die Bereiche Vorbereitung und Durchführung Rechnungsstellung und die Abbildung unserer Arbeitszeitmodelle. Mit dem Umzug auf unsere eigene Infrastruktur im Herbst 2023 und dem zwischenzeitlich erfolgten Wechsel von der BCS.start Version auf die BCS-Vollversion begann dann die Vorbereitung des Roll-outs: Aufsetzen der Stammdaten, Aufsetzen der Projekte auf Basis des laufenden Auftragseingangs, Aufsetzen der Mitarbeiterdaten (interne und externe), Training der Mitarbeiter und noch vieles weitere.
Produktionsstart war pünktlich am 2. Januar 2024. Auch wenn der erste Monatsultimo noch recht holprig war und sich Schwächen im Set-up und in unserer internen Aufbauorganisation gezeigt haben, sind wir mittlerweile im stabilen Betrieb.
Nutzen deutlich mehr Funktionen als geplant
Unser ursprünglicher Ansatz war, mit Projektron BCS die Funktionalitäten des Alt-Systems abzulösen: Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement für interne Mitarbeiter, Rechnungsstellung und Zahlungseingangskontrolle und Auftragskontrolle.
Schon sehr früh haben wir festgestellt, dass wir mit Projektron BCS deutlich mehr können und mittlerweile auch tun: Zeiterfassung und Rechnungseingangskontrolle für Externe, Projektmanagement für komplexe Kundenprojekte und für unsere internen Entwicklungsprojekte.
Darüber hinaus nutzen wir die BCS-DATEV-Schnittstelle für die Integration zwischen „Projektron BCS“ und „DATEV Unternehmen Online“. Rechnungen schreiben wir als PDF-Rechnung mit E-Mail Versand – der klassische Papier-Versand hat ausgedient. Da zu unseren Kunden auch öffentlich-rechtliche Organisationen gehören, schreiben wir auch Rechnungen im „ZUGFeRD“ Format.
Fazit: eine kluge Entscheidung
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass sich die Einführung von Projektron BCS durch Be Shaping the Future als eine kluge Entscheidung erwiesen hat. Diese schlanke Lösung hat nicht nur betriebliche Ineffizienzen beseitigt, sondern auch die Erwartungen übertroffen, indem sie das Unternehmen in die Lage versetzt hat, das Projektmanagement zu verbessern, den Kundenservice zu steigern und interne Prozesse zu optimieren. Be Shaping the Future ist bereit, das volle Potenzial von Projektron BCS für weiteres Wachstum und Kundenzufriedenheit im Finanzsektor auszuschöpfen.
